中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：
1003-9082（2016）08-0061-02

档案事业体制是一个国家管理其全部档案和档案工作的方法和组织规范，它是国家行政管理体制的有机组成部分，为了适应市场经济，它将会伴随社会市场经济和政治体制的加速改革而变革，主要包含档案机构的设置、权限划分、隶属关系等内容。

1、现行档案事业体制进步模式

任何一个国家的档案事业体制都与本国的政治体制、档案学理论体系与历史文化传统分不开的。当今世界现行档案事业体制主要有集中式档案事业体制和分散式档案事业体制两种。这两种体制各有优劣，各国怎么样选择主要依据本国的国情来选择和决定合适我们的管理体制。

1.集中式档案事业体制

集中式档案事业体制是指地方档案机构受中央档案机构的领导与监督，档案行政管理机关是一个国家的档案管理业务中心，有权力对档案机构进行监督和指导。主要有两种模式，一种是设国家档案局来统一领导全国档案事业，这种模式是由国家档案局履行行政管理职能，谋划国家档案事业建设，领导和监督各级档案馆的工作，其档案事业体制是实行“统一领导，分级管理”与“双重管理”的模式相结合。另一种是由国家档案馆负责监督和领导所有档案馆的工作，这种模式下的档案事业体制不单独设立档案行政管理机关，国家档案馆具备二合一的双重职能，即“局管合一”体制与“一个机构，行驶两种职能”的模式，地方档案馆只不过作为总馆的一个分馆，形成明显的隶属关系。[1]

2.分散式档案事业体制

分散式档案事业体制是指国家不设立档案行政管理机关，实行中央和地方分权管理，各负其责，各自负责自己职权范围内的档案，彼此没办法定纵向隶属和横向业务联系。实行这种档案事业体制的国家大都是联邦制或联邦制国家。美国是使用分散式管理模式最具备代表性的国家。本文以美国为例，剖析海外档案事业体制进步模式。[2]

2、美国档案事业体制进步模式

1.美国的档案工作机构

美国历来就十分看重档案工作，不止是从档案机构、有关职员还是工作内容都从规范上作了明确的规定。它实行的是分散式管理模式，其结构特征是全局分散，中央集中的模式。美国的档案工作机构主要有联邦机构和非联邦机构两类（见下表），联邦机构是非营利性档案机构，由联邦政府提供所有资金来支持工作。

联邦档案机构国家档案和文件署，署长由总统任命，所有员工都为公务员。国家档案及文件署负责对联邦政府形成的档案进行集中管理，下设10个内部职能机构，它们分别是：署长办公室、国家档案馆、总统图书馆、文件管理部、公共计划部、文件保护部、行政事务办公室、国家历史出版物、联邦登记部、联邦文件中心部与文件委员会。

国家档案馆是国家档案及文件署内设机构之一，整个联邦政府只有一个档案馆，所有联邦政府机构产生的档案都需要向它移交，仅职员就有3000多人，在全国设立了44个联邦档案存储机构，11个分馆，各档案以就近保管为原则，各分馆负责接收各地机构产生的档案，其编制和经费和总管是一致的，管理办法也是统一的。

总统图书馆也是国家档案及文件署的内设机构之一，它是集档案馆、图书馆、博物馆功能于一身的特殊档案机构，既要保管总统的档案文件，又要负责珍藏总统的个人物品、图书、艺术品与总统同意的各种赠品和各种珍藏品，事实上总统图书馆是保管总统档案文件、珍藏历史资料与提供借助服务的场合。

2.美国档案机构的隶属关系

美国没设立档案行政事业管理机关，中央和地方对档案都是实行分权管理，各施其责的原则，各档案馆之间无上下级隶属关系。非联邦档案机构在体制上，有些隶是各州和地方政府，有些则隶是州图书馆或历史协会。

3.美国档案工作机构的权限划分

联邦制档案机构国家档案和文件署（NARA）的主要职能是：拟定管理联邦政府文件的方针和工作程序，指导并监督各政府机构的文件管理，拟定文件保管期限，指导和检查具备永久保存价值和历史价值的文件进馆，督促各机构向联邦政府文件中心移交半现成文件，拟定法律、法令和总统文件等。

非联邦制档案机构，它不受国家档案和文件署管辖，联邦制档案机构拟定的管理法《联邦文件管理法》对他们也没任何法律约束力，各档案馆管理各有特点，自成体系。州县档案馆由州县政府全额拨款，根据当地政府拟定的有关标准、法律、法规进行档案管理。[3]

4.美国档案事业体制进步模式的特征

美国档案事业体制分散协调进步模式最大的优点是：各州和地方档案机构与联邦政府之间没隶属关系，各档案机构有很大的自主权，可以自由拓展档案工作，不受统一的政策和法律指令来约束我们的工作，只管整理有借助价值的档案，无须盲目的追求馆藏数目和优化馆藏结构。如此各档案机构可因地制宜大胆的拟定工作规范，充分调动机构的工作积极性和主动性，其体制模式具备灵活多样、积极务实、相互补充、覆盖广泛、高效独特等特征。

3、美国档案事业体制进步模式剖析

1.国家档案事业体制使用分散的协调进步模式

美国档案事业体制进步模式主如果分散的协调模式，即联邦、州、地方政府分别打造我们的政府档案管理部门，负责本身的档案建设与管理。国家档案与文件署只统管联邦政府的档案工作与文件的行政管理机构，美国政府不过问各州、地方政府的档案事务，各州、地方政府自行决定本州的档案管理体制及其档案管理方法，因此，各州、地方政府的档案体制也多种多样，有由州、地方政府直接领导的档案机构；也有由州、地方政府直接授权历史协会管理的档案机构；还有由州、地方政府图书馆拓展档案工作而没设立专门的档案机构的。各大私营企业、教会、大学分别打造我们的档案管理部门，负责本身的档案建设与管理，它们当地政府部门无上下隶属关系，各档案管理部门之间无隶属关系，档案工作由本馆自行决定，各自为政，政府档案部门无权过问所有档案事务。与这对打造独具特点的档案提供了无限广袤的进步空间。[4] 2.各级政府内部使用集中管理的档案进步模式

美国的联邦和非联邦档案部门都负责本级政府的档案管理，而各级组成部门内部不再设立档案机构，达成档案集中统一管理和对外服务，降低了各部门之间因不协调而产生的矛盾，加快了文件向档案转变的过程，克服了档案管理不准时的现象，同时，也大大地提升了工作效率和服务水平。

3.各档案部门通过行业协会互联互通的进步模式

美国国家档案和文件署负责拟定法律、法规、有关标准和规范程序，供各级档案部门所用，各联邦政府机构均设置有经国家档案和文件署培训认证的专职管理员，负责本部门的档案采集、整理和鉴别工作，并按需要向国家档案馆移交档案。美国各档案机构的协调工作主如果依赖档案工作者协会、国家文件管理协会、区域性专业协会等行业协会来完成，行业协会设立有档案工作处，每年都会不按期的召开档案工作会议，相互交流经验，保持各档案馆之间的联系与互相协作。另外，行业协会还会举办培训机构、继续教育、讲坛等以提高整个员工的素质和技能，因此，行业协会在各档案馆之间的纽带用途就看上去尤为突出。

4.依据文件生命周期理论，达成文档一体化管理的进步模式

美国对文件的管理很标准和规范，从源头抓起，在登记、整理、鉴别、保护、储藏、著录、查阅、借助等环节上都严格根据标准化、规范化的程序进行，每个环节都要考虑档案的业务价值，半现行文件全部移交文件中心保管，依据生命周期理论，档案机构和文件中心可以对文件的整个生命过程进行有效鉴别和控制，文件档案一旦失去了价值就一概销毁，只有把永久保存的文件才移交档案馆保管，所以在美国他们会设立有很多的文件中心，仅联邦级的文件中心就有15个，全部是保管各州、政府的半现行文件。如此既确保了文件的水平，又为档案管理打下了坚石的基础，真的达成了文档一体化管理。同时，有效地控制馆藏数目日益膨胀的重压，大大降低人力、物力和财力的支出成本，提升了档案的借助效率。[5]

5.“连横”、“合纵”的进步模式

美国十分看重档案的借助，看重档案内容和形式多样化，2012年美国第76届档案工作会议的主题是“超越界限”，也就是要打破传统的独立运行的工作模式，借用不同地域不同行业的优越，相互补充，更好地达成档案资源共享。“连横”即图书、情报、档案一体化进步，“合纵”即跨行业、跨范围进步。[6]

6.美国档案体制事业进步模式存在的不足

从美国档案体制进步模式看，主要存在以下不足，第一，联邦档案机构的行政管理职能太弱。第二，美国地方档案机构都是各自为政，专门专业的档案机构，如：企业、教会、大学等档案机构与当地政府无上下级隶属关系，政府部门无权过问其档案事务，管理形式过于分散。这种各自为政的模式，虽然对于某一档案机构来讲，可以因地制宜，优化馆藏，但就整个国家来讲就大概致使重复建档案或者漏建，导致珍贵档案散失等现象。[7]